Учёт материалов в клинике
Учёт материалов и склад стоматологической клиники
Склад помогает сверять остатки материалов, поступления и расход. Начните с одной позиции: проверьте единицу измерения, внесите приход, проведите расход и сравните результат с журналом. Затем переносите остальную номенклатуру.
Запустить самостоятельно · Помощь с переездом
- Остатки
- Движения материалов
- Импорт Excel
Как меняется остаток материала
Проверьте цепочку движений и сравните итог с фактическим количеством.
Поступление
Зафиксируйте полученное количество и единицу учёта.
Расход
Отразите выдачу или списание материала.
Остаток
Сравните итог с минимальным порогом.
Сверка
Пересчитайте запас и разберите расхождения.
Почему материалы заканчиваются внезапно
Расходники в стоматологии уходят небольшими порциями каждый день, и заметить момент, когда упаковка стала последней, трудно. Закупка «на глаз» приводит к двум крайностям: либо не хватает нужного, либо деньги заморожены в запасах с истекающим сроком годности.
Тетрадь учёта быстро перестаёт соответствовать полкам, потому что записывать каждое списание некогда. Нужен инструмент, в котором действий минимум, а польза видна сразу.
Остатки и минимальные пороги
В Stomcat у каждого материала есть текущий остаток и минимальный порог. Как только остаток опускается ниже порога, позиция подсвечивается — и вы видите, что пора заказывать, раньше, чем материал закончится.
Задайте порог под расход клиники и пересматривайте его при изменении загрузки. Подсветка помогает планировать закупку, но не заменяет физический пересчёт остатков.
Журнал движений: кто, когда и сколько
Каждое поступление и списание остаётся в журнале с датой и сотрудником. Если расход материала вырос, видно, с какого момента и на каких операциях. Это снимает неудобные разговоры: вместо подозрений есть запись.
Одна позиция: от прихода до сверки
Пример: «Перчатки нитриловые», единица «уп.», минимальный остаток 5. Сотрудник вручную оформляет поступления на 10 упаковок и расходы на 6. Итог — 4 упаковки, ниже заданного порога. Сверьте движения в журнале и фактическое количество на полке.
Автоматический расход работает, когда для услуги заранее настроены нормы материалов: выполнение услуги списывает их, отмена выполнения возвращает. В отличие от ручного расхода, такое списание может увести остаток в минус — это повод проверить неоформленные поступления. Без настроенных норм не рассчитывайте на автосписание.
Загрузка справочника из Excel
Откройте «Склад» → «Ещё» → «Экспорт в Excel» и используйте текущую выгрузку как образец. Сохраните порядок и названия колонок, включая код валюты цены. Импорт обновляет существующие позиции по названию без учёта регистра и создаёт новые.
Колонка «Остаток» при импорте игнорируется. У новой позиции остаток равен нулю: начальное количество нужно внести отдельным приходом. Повторная загрузка справочника не заменяет инвентаризацию.
Например, две строки «Перчатки нитриловые» и «перчатки нитриловые» считаются дубликатом имени. Программа покажет ошибку строки и не сохранит файл. Исправьте замечания и повторите импорт.
Пример строки Excel для клиники с валютой UZS
В выгрузке узбекской клиники цена обозначается «Цена (UZS)» и задаётся в целых сумах. Для другой страны используйте заголовок из её текущей выгрузки; не переименовывайте валюту вручную.
| Категория | Название | SKU | Ед. изм. | Мин. остаток | Цена (UZS) | Остаток | Заметка |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Расходные материалы | Перчатки нитриловые | MAT-01 | уп. | 5 | 50000 | 0 | Пример |
Инвентаризация без остановки клиники
Даже при аккуратном учёте цифры в программе со временем расходятся с полками: что-то разбилось, что-то списали на бумажке. Раз в месяц или квартал достаточно выгрузить остатки в Excel, пройти по шкафам со списком и внести расхождения поступлением или списанием — они тоже останутся в журнале.
Назначьте ответственного, зафиксируйте время пересчёта и учтите движения, проведённые во время проверки. Сверьте итог повторной выгрузкой после корректировок. Продолжительность зависит от числа позиций и порядка на складе.
Сколько клиника тратит на материалы
Приход материала и денежный расход — разные записи: не считайте заполненный склад подтверждением оплаты поставщику. Сверяйте закупки с расходами клиники отдельно. Материалы, списанные по настроенным нормам услуг, учитываются в марже врача; это не заменяет бухгалтерский учёт.
С чего начать учёт
Доступность склада и условия подключения проверяйте на странице тарифов.
- Выпишите 30–50 позиций, которые расходуются чаще всего, — начинать со всего склада не обязательно.
- Пересчитайте остатки, загрузите справочник и внесите начальные количества приходами.
- Задайте минимальные пороги для критичных материалов: анестетики, перчатки, пломбировочные материалы.
- Назначьте одного ответственного за поступления и списания.
Частые вопросы
Можно ли загрузить номенклатуру из Excel?
Да, через Excel переносится справочник материалов. Колонка «Остаток» не меняет количество: начальные остатки новых позиций вносятся отдельными приходами.
Как программа предупреждает, что материал заканчивается?
У каждой позиции задаётся минимальный остаток. Когда фактический остаток опускается ниже, позиция подсвечивается в списке склада.
Видно ли, кто списал материал?
Да. Каждое поступление и списание сохраняется в журнале движений с датой и сотрудником.
Нужен ли для учёта отдельный сотрудник?
Назначьте ответственного за поступления, ручной расход и сверку. Если используете автосписание, отдельно проверьте нормы материалов у услуг.
Наведите порядок на складе
Загрузите материалы из Excel, задайте минимальные остатки — и программа сама подскажет, что пора заказывать.